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宴会幹事のコツ(基礎編)


宴会幹事のコツ


宴会幹事を任されたけど、どうしよう〜!!」

と思ってる幹事未経験の方々。

そんな幹事様に、少しでもお役に立てればと思い

宴会幹事のコツをまとめてみました。

参考にして頂ければ幸いです。

また、計画段階から当日まで使えるスケジュールシートを

ご用意しました。ご自由に印刷のうえ、ご活用下さい。

コツ満載?店長ブログはコチラ     


宴会スケジュールシート(ご自由に印刷してご活用下さい)


宴会幹事スケジュールシート


宴会スケジュールシート」

幹事としてやるべき内容を項目ごとに順序化、さらに

詳細を記入できるシートです。

会場の手配に始まり、スケジュール、予算の組立てに

ご活用していただけます。

基本事項のみ、スケジュール化してありますので

幹事初心者の方は是非チェックしてみて下さい。



宴会スケジュールシートの印刷はコチラ
↑↑こちらをクリックするとPDFが表示されますので↑↑
    ご自由に印刷のうえ、ご活用下さい
    

宴会幹事スケジュール(準備編)

忘新年会歓送迎会懇親会社員旅行・・・
幹事を任命されたものの、初心者の方なら誰もが戸惑いがちに。
ここでは、基本の順序を表しておきます。
上記よりスケジュールシートを印刷のうえ、ご活用下さい。
(詳細を記入できる様式になってます)



@宴会スケジュールの決定
 上役・主催者と相談して複数日程の候補をあげる
 (前例をもとに、また忙しい日はさけましょう)

A予算の確認
 ワリカンか主催者支払いか?など

B出席者数の確認作業
 口頭・回覧・ファックス・メールなどで確認

C宴会場所の候補選定
 上役・主催者と相談して複数会場の候補をあげる
 (周りにも意見を聞いてみましょう)

D開催場所の決定
 第一候補より、日程、人数、予算の条件で空きがあるか確認、予約をする

Eイベントの有無を確認・準備
 カラオケなどを開催する時は、前項の確認作業に機材の有無も含む
 ビンゴ大会などを開催する際は、景品手配およびビンゴマシーンも準備する
 (景品を用意するなら「幹事たかしま」が大変便利です!)


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F主催者へ現状報告、および参加者への告知
 主催者へのここまでの状況を報告、のち最終決定
 さらに開催場所、時刻、会費などの詳細を出席者へ連絡する

G当日のスケジュールを作成
 開始の挨拶、乾杯イベント、閉会の挨拶・・・
 お願いする方、おおまかな時刻も考えておきましょう
 また事前に該当者にお願いしておけば、よりスムーズです

H当日、幹事さんは少し早めに会場へ
 会場の方への挨拶、また簡単な打合せも済ませておきます

I会場(座席)への誘導
 席順はくじ引きなのか、それとも自由席?
 事前に決めておく
 *幹事さんは出入口付近のお店のスタッフの方と連絡の取りやすい席へ


開演 〜 宴会開催 〜 閉会

J事前に会計を済ます
 会の終盤で、追加オーダーを打ち切り、事前に会計を済ませておきます
 *必ず領収書を受け取る

K会費の徴収
 会の最初か最後に会費を徴収(事前につり銭を準備)
 主催者支払の場合、一言お礼も忘れずに

L二次会がある場合、会場手配(一応考えておく)
 二次会があることも想定して、事前に候補を考えておく
 また、解散時は女性参加者の帰路にも気配りを



いかがでしょうか?
あくまで基本的な流れですので、ここからシーンに合わせて応用していただければと思います。
さらに、宴会スケジュールシートでは、上記の流れを実際に幹事さん自身で詳細を記入できるようになっております。
お気軽にご利用下さい。

宴会幹事スケジュールシート
宴会スケジュールシートの印刷はコチラ
↑↑こちらをクリックするとPDFが表示されますので↑↑
    ご自由に印刷のうえ、ご活用下さい

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 〜主なお悩み例〜
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宴会幹事初心者の方は必見!?  お役立ちブログあれこれ


宴会幹事スケジュールシート


あいまいな態度や返事はしない 2012年9月5日店長ブログ

意外と知らないビンゴ(カード)のルール 2012年3月23日店長ブログ

お花見の幹事について 2012年2月1日店長ブログ  

ビンゴ景品選びのコツ 2011年8月22日店長ブログ 




★産直ギフト始めました★

A4パネルと目録がセットになった産地直送ギフトを新たにラインナップに加えました。
牛肉や蟹など高級グルメを手軽に景品にできます。
高額賞品でお悩みの際に是非どうぞ。
なお従来からのお値打ちカタロググルメギフトも、大好評取扱中です!!



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  ★ 完全包装主義 ★

「幹事たかしま」では、順位札からラッピングまで心を込めて作業をおこない
お客様の元へ素敵な商品をお届けしております。

(一部大型商品、異形商品は簡易包装の場合がございます)

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貰う方々が笑顔で喜んでいただける「景品」をご提案させていただきます


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★店長の紹介★

このたびは 「幹事たかしま」 をご利用下さいまして誠にありがとうございます。
店長の高島と申します。
私は三度の飯より「お客様の笑顔」がないと生きていけない人間です。
そして皆さまに喜んでいただけることが私にとって何よりの喜びです。
周りからは 「少し真面目すぎる」 と言われることもありますが「仕事は正直に」というのが私の信念です。
どうぞ宜しくお願い申し上げます。




景品なら幹事たかしまにお任せ!

〜幹事たかしまのココがスゴイ!


「幹事たかしま」では幹事さま、企業さま、一組ごとに専任の担当が責任をもってお客様をフルサポートしております。
その一例といたしまして、担当者にはオーダーメイド見積もりの履歴をデーターベース化して保存することを義務づけております。しかも内容を全てアナログでファイリングしておくことにより、店長はじめ、コーディネーター(専任担当)、出荷、経理まで、いつでも誰でも手軽に確認できる体制を整えております。
その結果、次のようなサービス(付加価値)をご提供させて頂きましたところ、お客様に大変ご好評頂いております。

@幹事さまが毎回かわってもご安心下さい。過去の景品内容からご予算まで、弊社がデータをご提供させて頂きます。それにより『去年と同じ条件・賞品内容はお任せで!』といったご用命も承っております。
A前回は会場直送?支払いは代引決済?といった問い合わせにも迅速に対応さえていただきます。
B『こないだは上位は好評だったけど参加賞がいまひとつだったから、それを踏まえて今回も提案して!』といったご用命も大歓迎でございます。

これもお客様ごとに全てのコミュニケーションをファイリングしてるからこそ可能なサービスだと自負しております。これからも専任アドバイザーはじめ、全スタッフが一丸となって「ご提案〜出荷」まで責任を持ってあたたかいご提案ができるよう努めてまいります。




〜今までご利用いただきました主な事例〜
(信頼と実績で次の企業・幹事様に支持されております)

精密機器メーカー忘年会ビンゴ景品
工作機械メーカー主催ゴルフコンペ景品
人材派遣会社懇親会ビンゴ大会景品
同郷懇親会ビンゴ景品
学習塾スタッフ懇親会ビンゴ大会景品
サッカー・フットサル協会/各種団体イベント賞品
クラブ・居酒屋主催交流会ゴルフコンペ賞品
自動車部品メーカー社員旅行ビンゴ景品
情報通信会社忘年会ビンゴ大会景品
高校・大学同窓会ビンゴ景品
デイサービススタッフ忘年会ビンゴ景品
Webサイト製作会社幹事育成コンサルティング業務
ライオンズクラブ懇親会ビンゴ景品
医療施設歓迎会ビンゴ景品
建設会社安全協力会ボーリング大会景品
物流企業組合ゴルフコンペ賞品
食品メーカー社内プレゼン企画記念品
電子機器設計会社幹事支援コンサルティング業務
中古車展示場来場記念品
金融機関忘年会ビンゴ景品
結婚式二次会余興ビンゴ景品
土木組合ボーリング大会賞品
大型機械メーカー年末年始挨拶記念品
中小企業家同友会ゴルフコンペ賞品
電設資材組合ボーリング大会景品

など (敬称略・順不同)



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