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宴会幹事のコツ（基礎編）
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「宴会幹事を任されたけど、どうしよう～！！」 コツ満載？店長ブログはコチラ |
宴会スケジュールシート（ご自由に印刷してご活用下さい） |
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「宴会スケジュールシート」 |
宴会幹事スケジュール（準備編） |
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忘新年会、歓送迎会、懇親会、社員旅行・・・
幹事を任命されたものの、初心者の方なら誰もが戸惑いがちに。
ここでは、基本の順序を表しておきます。
上記よりスケジュールシートを印刷のうえ、ご活用下さい。
（詳細を記入できる様式になってます）
①宴会スケジュールの決定
上役・主催者と相談して複数日程の候補をあげる
（前例をもとに、また忙しい日はさけましょう）
②予算の確認
ワリカンか主催者支払いか？など
③出席者数の確認作業
口頭・回覧・ファックス・メールなどで確認
④宴会場所の候補選定
上役・主催者と相談して複数会場の候補をあげる
（周りにも意見を聞いてみましょう）
⑤開催場所の決定
第一候補より、日程、人数、予算の条件で空きがあるか確認、予約をする
⑥イベントの有無を確認・準備
カラオケなどを開催する時は、前項の確認作業に機材の有無も含む
ビンゴ大会などを開催する際は、景品手配およびビンゴマシーンも準備する
（景品を用意するなら「幹事たかしま」が大変便利です！）
⑦主催者へ現状報告、および参加者への告知
主催者へのここまでの状況を報告、のち最終決定
さらに開催場所、時刻、会費などの詳細を出席者へ連絡する
⑧当日のスケジュールを作成
開始の挨拶、乾杯、イベント、閉会の挨拶・・・
お願いする方、おおまかな時刻も考えておきましょう
また事前に該当者にお願いしておけば、よりスムーズです
⑨当日、幹事さんは少し早めに会場へ
会場の方への挨拶、また簡単な打合せも済ませておきます
⑩会場（座席）への誘導
席順はくじ引きなのか、それとも自由席？
事前に決めておく
*幹事さんは出入口付近のお店のスタッフの方と連絡の取りやすい席へ
開演 ～ 宴会開催 ～ 閉会 |
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⑪事前に会計を済ます
会の終盤で、追加オーダーを打ち切り、事前に会計を済ませておきます
*必ず領収書を受け取る
⑫会費の徴収
会の最初か最後に会費を徴収（事前につり銭を準備）
主催者支払の場合、一言お礼も忘れずに
⑬二次会がある場合、会場手配（一応考えておく）
二次会があることも想定して、事前に候補を考えておく
また、解散時は女性参加者の帰路にも気配りを
いかがでしょうか？
あくまで基本的な流れですので、ここからシーンに合わせて応用していただければと思います。
さらに、宴会スケジュールシートでは、上記の流れを実際に幹事さん自身で詳細を記入できるようになっております。
お気軽にご利用下さい。
宴会スケジュールシートの印刷はコチラ
↑↑こちらをクリックするとPDFが表示されますので↑↑
ご自由に印刷のうえ、ご活用下さい
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～主なお悩み例～ ・幹事の引き受け手がいない（経営者・管理職） ・幹事を任されたことへの不安（新人・若手社員）
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宴会幹事初心者の方は必見！？ お役立ちブログあれこれ |
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★店長の紹介★ このたびは 「幹事たかしま」 をご利用下さいまして誠にありがとうございます。 店長の武井と申します。 私は三度の飯より「お客様の笑顔」がないと生きていけない人間です。 そして皆さまに喜んでいただけることが私にとって何よりの喜びです。 周りからは 「少し真面目すぎる」 と言われることもありますが「仕事は正直に」というのが私の信念です。 どうぞ宜しくお願い申し上げます。 |
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～幹事たかしまのココがスゴイ！～ 「幹事たかしま」では幹事さま、企業さま、一組ごとに専任の担当が責任をもってお客様をフルサポートしております。 その一例といたしまして、担当者にはオーダーメイド見積もりの履歴をデーターベース化して保存することを義務づけております。しかも内容を全てアナログでファイリングしておくことにより、店長はじめ、コーディネーター(専任担当)、出荷、経理まで、いつでも誰でも手軽に確認できる体制を整えております。
その結果、次のようなサービス(付加価値)をご提供させて頂きましたところ、お客様に大変ご好評頂いております。 ①幹事さまが毎回かわってもご安心下さい。過去の景品内容からご予算まで、弊社がデータをご提供させて頂きます。それにより『去年と同じ条件・賞品内容はお任せで！』といったご用命も承っております。 ②前回は会場直送？支払いは代引決済？といった問い合わせにも迅速に対応さえていただきます。 ③『こないだは上位は好評だったけど参加賞がいまひとつだったから、それを踏まえて今回も提案して！』といったご用命も大歓迎でございます。 これもお客様ごとに全てのコミュニケーションをファイリングしてるからこそ可能なサービスだと自負しております。これからも専任アドバイザーはじめ、全スタッフが一丸となって「ご提案～出荷」まで責任を持ってあたたかいご提案ができるよう努めてまいります。 |
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